十个人的小公司，做知识库是不是浪费钱

很多十人以下的公司做了一半就停了，钱花了、库空着、没人打开。问题不在规模太小，在判断标准用错了——按人数判断该不该做，几乎一定会做错。

别看人数，看一个月被问三次以上的问题有几条

人少不等于问题少。十个人的贸易公司，客户问价的规矩、账期底线、退货怎么处理，每天都在重复。判断方法很土也有效：翻最近三十天的微信记录，把被问过三次以上的问题数一遍。
阈值三条：二十条以上，值得做，而且能立刻见效；十到十九条，先只做十条试，别上系统；十条以下，不做，把钱花在别处。
这个数一天能数完，得到的是真实分布。多数老板猜出来的数字，和数出来的差一倍以上。

小公司最容易踩的坑：先买软件

软件解决的是「存和查」，不解决「写」。十人公司买一套系统，账号开好、目录建好，然后没有人往里写东西，三个月后打开率归零，续费时才发现库是空的。
正确顺序是反的：先用手上现成的工具（共享文件夹、企业微信文档、飞书文档都行）写十五条，用三周，看有没有人真的去查。有人查，再考虑买系统；没人查，买什么系统都一样。
这条顺序错了，钱不是白花，是花在了错误的问题上——你买的是一套没人填的柜子。

先做十五条，不做一百条

一百条的库，十人公司维护不动，一个月后就有三分之一过期。十五条是能撑住的量，也是能覆盖八成重复提问的量。
选题就一个来源：上面数出来的清单，取被问次数最多的十五条。每条写成四行：一句话结论、依据（文件或谁定的）、什么情况下结论会变、新人最容易错在哪。
写完找人试：把一条给一个入职两周的新人看，让他照着做一遍，做对了才算这条成立，做不对就重写。十五条里能有十二条通过，这个库就已经在干活了。

验收不看书，找人试

知识库最常见的失败是「看起来很完整，实际没人用」。所以验收不要看目录有多漂亮，就做一件事：找一个入职两周的新人，给五个真实发生过的问题，限时十分钟，让他自己在库里找答案。
通过标准写死：五个问题答对四个，且每个问题在三次点击内找到。答对但翻了十分钟，等于没通过——真实场景里他等不了，他会直接问人。
这一条同时是淘汰规则：三周内没人查过的条目，删掉，不要留着占位置。库的价值由查阅次数决定。

这笔钱怎么算回来

算两个数。第一个：打断成本。一个岗位一天被打断八次，每次十分钟，就是八十分钟，接近每周一个半工作日。十人公司里通常有两三个这样的岗位，一年下来是几十个工作日。第二个：一次返工的代价。报价报错一次、交付标准搞错一次，赔的钱通常比做十五条的成本高。
所以账很清楚：几千块的轻量方案，换的是一个岗位每年几十个工作日的打断。真正不该做的情形也有——如果数出来只有五六条重复问题，那就别做，那不是知识库能解决的问题。

• 老板自己是唯一的答案来源
• 同一个问题一个月被问十次
• 新人入职两周还在问最基本的事
• 买了系统，三个月后没人打开
• 资料都存在某个人电脑里，他休假就停摆

常见问题

十个人互相都认识，问一句就行了，为什么还要查

问一句的成本不在被问的人，在打断。一个人正在做报价，被问一句「上次那家账期多少」，他要停下来翻记录，五分钟回不到原来的状态。十人公司的问题不是找不到人，是每个人都在被打断，而且打断的都是同几件事。

做起来要花老板多少时间

十五条里，大约十条只有老板答得出来，每条十分钟，合计两小时左右。这两小时建议一次做完，不要分五周，因为分开放会不断重新进入状态。剩下的五条交给具体做这件事的人写，老板只做最后确认。

用共享文件夹和用专门的系统，差别大吗

十五条的量级，共享文件夹加一个清晰的文件名规则就够了，差别不大。差别出现在两个时点：条目超过一百条、或者需要按权限区分可见范围时。这两个条件没到之前，买系统主要是买一个心理安慰。