账期不是「这个客户可以欠两个月」，是三个日期

逾期不从你催款那天算，从到期日算，中间差的每一天都是资金成本。

先把账期拆成三个日期

发货日、对账日、到期日。发货日决定起算点，对账日是客户书面确认欠款金额的那天，到期日等于对账日加账期天数——从对账日算，不从发货日算。这三个日期不写清楚，业务员和财务各算一套，客户永远挑对他有利的那套。落地只需在三处加字段：发货单打上发货日，对账单印「请于几月几日前确认」，客户档案里记账期天数。三个字段，一张表就能管起来。

账期按客户给，不按订单给

新客户一律现款或者预付三成，不做例外——第一次破例的客户，后面每次都会要求破例。合作满一年、无逾期记录的给 30 天；满两年且年采购过 50 万、逾期不超过两次的给 60 天；90 天只给签了年度框架、有担保或履约保证金的。分级写成一页纸，销售谈的时候直接给客户看，比自己拍板好谈——客户争的不是天数，是凭什么别人有我没有。

逾期按天分档，每档一个动作

提前 3 天：系统提醒财务和业务员，不惊动客户；逾期 1 天：业务员电话确认，问「款排到哪一天」而不是「什么时候付」；逾期 7 天：发书面催款函并附对账单；逾期 15 天：暂停发货，新订单只做现款；逾期 30 天：移交老板或法务，业务员退出谈判。分档的意义是把情绪从流程里拿掉——到了第几档就做什么，不取决于这个客户跟谁熟。

对账单固定日发，回传才算对账完成

每月 5 号发上月对账单，只发一次，不逐笔催。对账单三样必须有：本期发货明细、本期回款、期末欠款；末尾一行「如有异议请于 3 个工作日内提出，逾期视为确认」。客户盖章或对接人签字回传，才算对账完成；不回传的视为未对账，账期不起算——这一条要提前写进合同，是全套管法里唯一需要客户配合的地方。不回传又要求赊账的，等于没有账期，只能现款。

这笔钱为什么值得花时间理

情形是这样：某贸易公司 47 个常合作客户，30 天、60 天、90 天混着给，全靠业务员记。年末对账发现三笔逾期，最大一笔 18 万拖了七个月，业务员一直说「客户还没回款」。按年化 8% 的资金成本算，18 万压七个月接近 8400 元利息，还没算催收占用的人天。落地成本是三个字段、一张分级表、五个动作档，一两天能做完。愿意付钱的理由很直接：他在乎的不是表格，是那笔钱什么时候回来。

• 账期拆三个日期：发货、对账、到期
• 到期日从对账日算，不从发货日算
• 新客户一律现款或预付三成
• 逾期 1/7/15/30 天各对应一个动作
• 对账单每月 5 号发，回传才算对账
• 不回传视为未对账，账期不起算

常见问题

老客户要求延长账期，怎么回？

给条件不给情面。说法是「账期可以到 60 天，条件是签年度框架、月采购不低于某个数，或提供担保」。真要长期合作的客户会接受其中一个条件，只想把钱压在你这里的会退回去。最怕的是既延了账期又没拿到任何承诺，这种客户往往也是最后逾期的那个。

业务员怕得罪客户，不肯催款怎么办？

把催款从业务员的私事变成公司的流程：催款函由财务发，业务员只负责转达和约时间；超过 15 天停发货由仓库执行，不需要业务员开口。业务员最难的是当面拒绝，把拒绝的动作交给制度，他反而好跟客户交代——「系统停了，我也没办法」这句话他能说出口。

客户用承兑或者抵扣结算，怎么记？

承兑到手当天记「已收未兑」，到期日单独一列，不要当回款核销。银行承兑和商业承兑分开记，后者兑付风险高得多。抵扣同理：返利、退货、运费抵扣必须在当期对账单上列明，不能挂账冲抵——挂账的结果通常是两边各记一个数，年底谁也说不清差在哪。