修了六次，续约谈判时一张纸都拿不出来

维保这行赚的是续约，不是单次上门费。记录不在，续约就只剩比价。

一台设备一张卡，八个字段不能省

字段是：设备编号、安装位置、安装日期、上次保养日、保养周期、易损件型号、上次故障现象、下次到期日。编号规则用「客户简称-序号」，标签贴在机身侧面，不要只存在电脑里——现场师傅打开柜门要先能看见编号。八个字段里最值钱的是「易损件型号」，急单时能直接报出型号，比回办公室翻合同快半小时。

故障卡只写三段，不写「已处理」

第一段现象：什么时候、什么工况、什么声音或什么读数，例如「下午两点连续运行四小时后出水温度到 92 度，告警 E3」。第二段换了什么：名称、型号、批次、从哪来的。第三段根因一句话，写到部件或参数上，例如「冷凝器翅片积灰，散热不足，不是水泵问题」。写「已处理」的卡，下次同一故障还要从头查一遍。

同一故障三次才立专项卡

一次性的故障写卡是浪费工时，同一个故障出现三次以上才值得立专项：把三次的日期、现象、更换件并排放，通常能看出规律——多数是环境、负载或某个易损件周期到了。立卡之后，下一次同类故障的到场时间能从四十分钟压到十分钟。这条规则同时保护报价：三次的记录摆出来，客户很难再说「你就来了半小时」。

按台年费怎么算，别凭感觉报

算法是：年保养次数（一般 4 次或 12 次）×单次工时（含路途，写实数）×工时单价，加备件额度（比如每台每年 500 元以内含，超出按实报），再乘一个远程支持系数。按次报则报四段工时：到场、排查、处理、回访，每段写分钟数。客户砍价只砍总价，别砍段——砍段等于承认这些时间是自己编的。

四十台设备的客户，续约靠一份年度报告

情形是这样：一个客户四十台设备，一年上门三十多次，年底客户比价，被两千元差价撬走。拿不出服务记录，说什么都是空的。反过来，年底导出一份报告：每台设备今年保养几次、故障几次、换了什么、明年哪几台该换件，附一句「三号空压机明年建议大修，预算约八千」。这份报告本身就是续约理由，也是加价的依据。

• 设备编号贴机身，用客户简称加序号
• 故障卡三段：现象、换件、根因一句话
• 不写「已处理」，写清部件或参数
• 同一故障三次以上才立专项卡
• 按台年费 = 次数×工时×单价 + 备件额度
• 年底导一份报告，写明明年该换什么

常见问题

客户只肯按次付费，还要建台账吗？

要，而且更该建。按次付费的客户最容易质疑「你就来了半小时收八百」。台账上有前五次的到场时间、换了什么、停了多久，报价时把这张纸摆出来，砍价余地就小了。台账不是为了卖年费，是为了让每次上门都有依据。

记录用手写本行不行？

行，但要满足两条：一本只记一个客户，每页有日期和设备编号。手写本的问题不是不正式，是不能统计——年底要出「这台设备今年修了几次」时只能一页页翻。折中做法是现场手写，回办公室当天录进表格，别攒到月底。

备件钱谁出，写不写进合同？

写。分三档：常规易损件含在年费里，单价上限写清（比如单件 300 元以内）；大件按实报，事前给报价单；客户自购的只收安装费。不写清的结果是每次换件都要谈一次，谈崩了停机，最后责任还是落在维保方。